Allgemeine Geschäftsbedingungen

für den KI-Telefonassistenten Medicaller | Version 1.2 | Stand 21.10.2026

1 Geltungsbereich und Vertragsbestandteile

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Bereitstellung des KI-Telefonassistenten Medicaller zwischen WaldmannTec, Ing. Clemens Waldmann, BSc, Löwenzahnweg 9, 4030 Linz, UID ATU80419959 („WaldmannTec“), und der im Angebot genannten Praxis („Praxis“).

(2) Medicaller richtet sich ausschließlich an Unternehmer, insbesondere an Ärztinnen und Ärzte, Gruppenpraxen und Primärversorgungseinheiten. Das Konsumentenschutzgesetz findet keine Anwendung.

(3) Vertragsbestandteile sind in folgender Rangfolge: (a) in Fragen des Datenschutzes der Auftragsverarbeitungsvertrag samt Anlagen gemäß den Datenschutzunterlagen Medicaller, (b) das von der Praxis angenommene Angebot samt den darin angekreuzten Optionen und (c) diese AGB. Angebot und AGB bilden gemeinsam den Hauptvertrag im Sinne des Auftragsverarbeitungsvertrags. Punkt 9 dieser AGB gilt für alle Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis, auch für Ansprüche aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

(4) Allgemeine Geschäftsbedingungen der Praxis gelten nicht, auch wenn WaldmannTec ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

2 Leistungsgegenstand

(1) Medicaller ist ein KI-gestützter Telefonassistent. Er nimmt Anrufe für die Praxis entgegen, erfasst die Anliegen der Anrufenden und stellt sie der Praxis in einer Weboberfläche zur Verfügung. Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus dem im Angebot gewählten Paket und den angekreuzten Optionen.

(2) WaldmannTec stellt Medicaller als Online-Dienst bereit. Eine Überlassung von Software an die Praxis findet nicht statt. Die Leistungspflicht von WaldmannTec endet an der Schnittstelle der von ihr genutzten Server zum öffentlichen Telefon- und Datennetz.

(3) Die Einrichtung und eine Einschulung des Praxisteams sind mit dem Paketpreis und einer im Angebot allenfalls ausgewiesenen Einrichtungsgebühr abgegolten. Weitere Leistungen, etwa individuelle Anpassungen außerhalb des gewählten Pakets, erbringt WaldmannTec nur aufgrund gesonderter Vereinbarung.

(4) WaldmannTec entwickelt Medicaller laufend weiter und darf Funktionen, Gestaltung und eingesetzte Technik ändern, soweit die im gewählten Paket beschriebenen wesentlichen Funktionen erhalten bleiben und die Änderung für die Praxis zumutbar ist. Für den Wechsel von Unterauftragsverarbeitern gelten die Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags.

3 KI-System und Zweckbestimmung

(1) Medicaller beruht auf Verfahren der künstlichen Intelligenz zur Spracherkennung, Sprachverarbeitung und Sprachausgabe. Diese Verfahren arbeiten auf Grundlage von Wahrscheinlichkeiten. Eine fehlerfreie Funktion ist nach dem Stand der Technik nicht möglich. Insbesondere können Anrufende missverstanden, Namen, Geburtsdaten, Termine, Arzneimittel und sonstige Angaben unvollständig oder unrichtig erfasst, Anliegen nicht erkannt oder Gespräche vorzeitig beendet werden. Derartige Abweichungen sind dem System eigen und stellen keinen Mangel dar.

(2) Medicaller ist ein rein administratives Hilfsmittel für die Organisation der Praxis. Medicaller erbringt keine medizinische Beratung, stellt keine Diagnosen, nimmt keine Einschätzung der Dringlichkeit oder Schwere von Beschwerden vor und ist weder ein Medizinprodukt noch ein Notruf- oder Notfalldienst. Die Praxis setzt Medicaller nicht zu solchen Zwecken ein.

(3) Sämtliche von Medicaller erzeugten Inhalte, insbesondere erfasste Anliegen, Zusammenfassungen, Terminvorschläge, Terminbuchungen und Rezeptwünsche, sind unverbindliche Arbeitshilfen. Die Praxis prüft sie eigenverantwortlich, bevor sie darauf gestützt handelt, insbesondere vor der Ausstellung eines Rezepts. Die Verantwortung für sämtliche medizinischen Entscheidungen und für die Kommunikation mit Patientinnen und Patienten verbleibt ausschließlich bei der Praxis.

(4) WaldmannTec schuldet keine bestimmte Erkennungsrate, Antwortqualität, Antwortgeschwindigkeit oder einen bestimmten Gesprächsverlauf.

(5) Medicaller weist die Anrufenden zu Beginn jedes Gesprächs darauf hin, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen. Die Praxis wird diesen Hinweis nicht entfernen oder abschwächen lassen.

4 Pflichten der Praxis

(1) Die Praxis stellt WaldmannTec die für den Betrieb erforderlichen Angaben, insbesondere Ordinationszeiten, Leistungen, Ansagetexte und Weiterleitungsziele, vollständig und richtig zur Verfügung und teilt Änderungen unverzüglich mit. Für die Richtigkeit dieser Angaben ist allein die Praxis verantwortlich.

(2) Die Praxis sichtet die von Medicaller erfassten Anliegen zeitnah, an Ordinationstagen zumindest täglich, und übernimmt die für die Behandlung erforderlichen Angaben selbst in ihre Dokumentation. Medicaller dient nicht der Archivierung; die Daten werden nach den im Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegten Fristen automatisch gelöscht.

(3) Die Praxis stellt sicher, dass sie für Patientinnen und Patienten jederzeit auch auf anderem Weg erreichbar ist, und weist in geeigneter Weise auf den Notruf hin. Die Einrichtung und Aufhebung der Rufumleitung bei ihrem Telefonanbieter obliegt der Praxis.

(4) Die Praxis ist datenschutzrechtlich Verantwortliche. Sie erfüllt die ihr als Verantwortliche obliegenden Pflichten, insbesondere die Information der Anrufenden durch Veröffentlichung der Datenschutzinformation gemäß den Datenschutzunterlagen.

(5) Die Praxis sorgt dafür, dass die mit Medicaller arbeitenden Personen ausreichend eingeschult sind, und vergibt Zugänge zur Weboberfläche nur personenbezogen. Sie hält Zugangsdaten geheim und informiert WaldmannTec unverzüglich über einen Verdacht auf Missbrauch. Handlungen, die unter den Zugangsdaten der Praxis vorgenommen werden, werden der Praxis zugerechnet.

(6) Soweit Medicaller an das Praxisverwaltungssystem oder andere Systeme der Praxis angebunden wird, stellt die Praxis sicher, dass sie hierzu berechtigt ist, und schafft auf eigene Kosten die erforderlichen Voraussetzungen beim jeweiligen Hersteller. Für Funktion, Verfügbarkeit und Änderungen dieser Fremdsysteme ist WaldmannTec nicht verantwortlich.

5 Verfügbarkeit, Wartung und Leistungen Dritter

(1) WaldmannTec bemüht sich um eine möglichst unterbrechungsfreie Verfügbarkeit von Medicaller. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nicht vereinbart, sofern sie nicht ausdrücklich in Textform zugesagt wird.

(2) WaldmannTec darf Medicaller für Wartung, Aktualisierung und Sicherheitsmaßnahmen vorübergehend einschränken. Planbare Arbeiten führt WaldmannTec nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Ordinationszeiten durch und kündigt sie, wenn sie voraussichtlich zu einer erheblichen Einschränkung führen, vorab an.

(3) Medicaller ist auf öffentliche Telekommunikationsnetze, das Internet sowie Telefonie-, Rechenzentrums- und KI-Dienste Dritter angewiesen. Ausfälle, Störungen und Leistungsänderungen dieser Netze und Dienste stellen keine Vertragsverletzung von WaldmannTec dar, sofern WaldmannTec die Anbieter mit der gebotenen Sorgfalt ausgewählt hat.

(4) Ist Medicaller aus Gründen, die nicht in der Sphäre der Praxis liegen, länger als 24 Stunden ununterbrochen nicht nutzbar, mindert sich der Paketpreis für die Dauer des Ausfalls anteilig. Dauert ein solcher Ausfall länger als drei Tage, kann die Praxis den Vertrag fristlos kündigen. Weitergehende Ansprüche wegen eingeschränkter Verfügbarkeit bestehen nur nach Maßgabe von Punkt 9.

(5) Die Praxis trifft für den Fall eines Ausfalls Vorsorge, insbesondere indem sie die Rufumleitung aufheben und Anrufe selbst entgegennehmen kann. WaldmannTec informiert die Praxis unverzüglich über ihr bekannt gewordene erhebliche Störungen.

(6) Störungen meldet die Praxis per E-Mail an office@waldmanntec.com. WaldmannTec bearbeitet Meldungen an Werktagen von Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr. Bestimmte Reaktions- oder Behebungszeiten sind nicht vereinbart.

6 Entgelt, Abrechnung und Zahlung

(1) Es gelten die Preise des Angebots. Alle Preise verstehen sich in Euro, netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Der Paketpreis wird monatlich im Voraus verrechnet, für den ersten Monat anteilig ab Vertragsbeginn. Eine im Angebot ausgewiesene Einrichtungsgebühr wird einmalig mit der ersten Rechnung verrechnet. Mehrminuten und SMS werden monatlich im Nachhinein verrechnet.

(3) Abgerechnet wird die Dauer jeder über Medicaller geführten Verbindung, sekundengenau. Maßgeblich sind die Aufzeichnungen von WaldmannTec. Nicht verbrauchte Inklusivminuten und Inklusiv-SMS verfallen mit Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats.

(4) Rechnungen werden elektronisch übermittelt und sind binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug ist WaldmannTec berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9,2 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz, eine Pauschalentschädigung von 40 Euro sowie den Ersatz weiterer notwendiger Betreibungskosten zu verlangen.

(5) Die Entgelte sind wertgesichert nach dem von der Statistik Austria verlautbarten Verbraucherpreisindex 2020 oder einem an seine Stelle tretenden Index. Ausgangsbasis ist die für den Monat des Vertragsabschlusses verlautbarte Indexzahl. WaldmannTec kann die Entgelte jeweils zum 1. Jänner entsprechend der Indexveränderung anpassen.

(6) Die Praxis kann nur mit Forderungen aufrechnen, die von WaldmannTec anerkannt oder gerichtlich festgestellt sind oder im Fall der Zahlungsunfähigkeit von WaldmannTec bestehen. Die Zurückbehaltung von Zahlungen ist ausgeschlossen.

7 Laufzeit, Kündigung und Sperre

(1) Der Vertrag beginnt mit dem im Angebot angegebenen Vertragsbeginn und wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann von beiden Seiten jederzeit in Textform zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Ein Wechsel des Pakets ist jeweils zum Ersten des Folgemonats möglich.

(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für WaldmannTec insbesondere vor, wenn die Praxis mit einer Zahlung trotz Mahnung länger als 30 Tage in Verzug ist oder Medicaller entgegen Punkt 3 oder in rechtswidriger Weise einsetzt.

(3) WaldmannTec ist berechtigt, den Zugang zu Medicaller zu sperren, wenn die Praxis mit einer Zahlung trotz Mahnung unter Androhung der Sperre und Setzung einer Nachfrist von 14 Tagen in Verzug bleibt, oder sofort, wenn eine missbräuchliche Nutzung oder eine Gefährdung der Sicherheit des Dienstes zu befürchten ist. WaldmannTec kündigt eine Sperre nach Möglichkeit so rechtzeitig an, dass die Praxis die Rufumleitung aufheben kann. Die Pflicht zur Zahlung des Entgelts bleibt während einer von der Praxis zu vertretenden Sperre bestehen.

(4) Nach Vertragsende werden die Daten der Praxis nach den Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags gelöscht oder zurückgegeben. Eine von WaldmannTec bereitgestellte Rufnummer verbleibt bei WaldmannTec. Die Aufhebung der Rufumleitung auf Medicaller obliegt der Praxis.

8 Gewährleistung

(1) Medicaller wird in der jeweils aktuellen Fassung bereitgestellt. Unerhebliche Abweichungen sowie die in Punkt 3 beschriebenen Eigenschaften von KI-Systemen stellen keinen Mangel dar.

(2) Die Praxis meldet Mängel unverzüglich, spätestens binnen 14 Tagen ab ihrer Erkennbarkeit, in Textform und in nachvollziehbarer Form. Für nicht rechtzeitig gemeldete Mängel sind Ansprüche aus Gewährleistung sowie auf Schadenersatz wegen des Mangels selbst ausgeschlossen. Die Vermutung der Mangelhaftigkeit nach § 924 ABGB findet keine Anwendung.

(3) WaldmannTec behebt gemeldete Mängel nach ihrer Wahl durch Verbesserung oder Umgehungslösung innerhalb angemessener Frist. Gelingt dies bei einem erheblichen Mangel nicht, kann die Praxis für die Dauer der Beeinträchtigung eine angemessene Minderung des Paketpreises verlangen oder den Vertrag fristlos kündigen. Weitergehende Ansprüche aus Gewährleistung, insbesondere eine Entgeltminderung bei unerheblichen Mängeln, sind ausgeschlossen.

(4) Ansprüche aus Gewährleistung sind binnen sechs Monaten ab Auftreten des Mangels gerichtlich geltend zu machen.

9 Haftung

(1) WaldmannTec haftet für Schäden nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ist ausgeschlossen. Das Vorliegen grober Fahrlässigkeit hat die Praxis zu beweisen.

(2) Bei grober Fahrlässigkeit ist die Haftung von WaldmannTec je Schadensfall und für alle Schadensfälle eines Kalenderjahres insgesamt mit dem Zwölffachen des monatlichen Paketpreises begrenzt, der im Zeitpunkt des schädigenden Ereignisses vereinbart ist.

(3) Außer bei Vorsatz und krass grober Fahrlässigkeit ist die Haftung für Folgeschäden, mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, Betriebsunterbrechung, nicht erzielte Ersparnisse, Zinsverluste, versäumte oder fehlerhaft erfasste Termine und Anliegen sowie für Schäden aus Ansprüchen Dritter ausgeschlossen.

(4) Für den Verlust von Daten haftet WaldmannTec nur in Höhe des Aufwands, der für ihre Wiederherstellung bei ordnungsgemäßer Übernahme in die Dokumentation der Praxis gemäß Punkt 4 Absatz 2 erforderlich gewesen wäre.

(5) WaldmannTec haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass die Praxis von Medicaller erzeugte Inhalte entgegen Punkt 3 nicht geprüft oder Medicaller entgegen seiner Zweckbestimmung eingesetzt hat, sowie für Störungen im Sinne von Punkt 5 Absatz 3 und Ereignisse höherer Gewalt im Sinne von Punkt 13.

(6) Schadenersatzansprüche sind binnen sechs Monaten ab Kenntnis von Schaden und Schädiger, spätestens jedoch binnen drei Jahren ab dem schädigenden Ereignis, gerichtlich geltend zu machen, widrigenfalls sie erlöschen.

(7) Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht für Schäden an der Person, nicht bei Vorsatz oder krass grober Fahrlässigkeit und nicht, soweit eine Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz oder anderen zwingenden gesetzlichen Bestimmungen besteht.

(8) Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt. Im Verhältnis zwischen WaldmannTec und der Praxis haftet jede Seite nach ihrem Anteil an der Verantwortung für den Schaden (Art. 82 Abs. 5 DSGVO); für Rückgriffsansprüche gegen WaldmannTec gelten die Beschränkungen dieses Punktes, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

(9) Die Beschränkungen gelten für die Haftung von WaldmannTec auch für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Erfüllungsgehilfen und Unterauftragnehmer sowie zugunsten dieser Personen.

10 Schad- und Klaglosstellung

(1) Die Praxis hält WaldmannTec gegenüber Ansprüchen Dritter, einschließlich Ansprüchen von Patientinnen und Patienten und Behörden, schad- und klaglos, soweit diese Ansprüche aus der Sphäre der Praxis stammen, insbesondere auf einer Verletzung ihrer Pflichten aus diesem Vertrag oder dem Auftragsverarbeitungsvertrag, auf rechtswidrigen Weisungen, auf einer fehlenden Rechtsgrundlage oder Information der Anrufenden, auf von der Praxis bereitgestellten Angaben und Inhalten, auf der Weitergabe von Zugangsdaten oder auf einem Einsatz von Medicaller entgegen Punkt 3 beruhen.

(2) Die Schad- und Klaglosstellung umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. WaldmannTec informiert die Praxis unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche und stimmt die Verteidigung mit ihr ab.

11 Datenschutz und Vertraulichkeit

(1) WaldmannTec verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und auf Weisung der Praxis.

(2) Beide Seiten behandeln alle ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen der jeweils anderen Seite vertraulich. Diese Pflicht besteht auch nach Vertragsende fort.

(3) WaldmannTec darf die Praxis nur mit deren vorheriger Zustimmung als Referenzkundin nennen.

12 Nutzungsrechte

(1) Die Praxis erhält für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche und nicht übertragbare Recht, Medicaller für den eigenen Praxisbetrieb zu nutzen. Alle sonstigen Rechte an Medicaller, einschließlich der Software, der Prompts und der Dokumentation, verbleiben bei WaldmannTec.

(2) Die Praxis wird Medicaller weder Dritten zur Nutzung überlassen noch nachbilden, zurückentwickeln oder Sicherheitsmechanismen umgehen.

(3) Die Praxis räumt WaldmannTec das Recht ein, die von ihr bereitgestellten Inhalte, etwa Praxisname, Ansagetexte und Praxisinformationen, für die Dauer des Vertrags zur Erbringung der Leistungen zu verwenden.

13 Höhere Gewalt

Ereignisse, die außerhalb des Einflussbereichs von WaldmannTec liegen, insbesondere Naturereignisse, Epidemien, Krieg, Streik, behördliche Anordnungen, großflächige Strom-, Netz- oder Dienstausfälle sowie Cyberangriffe trotz angemessener Schutzmaßnahmen, befreien WaldmannTec für ihre Dauer von der Leistungspflicht. Dauert ein solches Ereignis länger als 30 Tage, kann jede Seite den Vertrag fristlos kündigen.

14 Änderungen der AGB und der Entgelte

(1) WaldmannTec kann diese AGB ändern, soweit dies sachlich gerechtfertigt ist, insbesondere wegen geänderter Rechtslage, behördlicher Vorgaben, der technischen Entwicklung oder geänderter Bedingungen von Drittanbietern. WaldmannTec teilt die Änderungen der Praxis mindestens zwei Monate vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht die Praxis nicht bis zum Inkrafttreten in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; WaldmannTec weist in der Mitteilung gesondert auf diese Folge hin. Widerspricht die Praxis, kann jede Seite den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

(2) Änderungen der Entgelte, die über die Wertsicherung nach Punkt 6 Absatz 5 hinausgehen, teilt WaldmannTec der Praxis mindestens zwei Monate vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Die Praxis kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des Inkrafttretens kostenlos kündigen.

15 Schlussbestimmungen

(1) Erklärungen nach diesem Vertrag bedürfen der Textform; E-Mail genügt. Dies gilt auch für das Abgehen von diesem Formerfordernis. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

(2) WaldmannTec ist berechtigt, den Vertrag auf ein Unternehmen zu übertragen, das ihr Unternehmen fortführt. Die Praxis kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

(3) Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleiben die übrigen Bestimmungen wirksam. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die ihrem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

(4) Es gilt österreichisches Recht unter Ausschluss der Verweisungsnormen und des UN-Kaufrechts. Erfüllungsort ist Linz. Für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist das sachlich zuständige Gericht in Linz ausschließlich zuständig.